在招投標(biāo)活動(dòng)中，投標(biāo)澄清函是高頻使用的重要文件，但很多投標(biāo)人員對(duì)其撰寫規(guī)范、使用場(chǎng)景仍存在疑問。本文將從投標(biāo)澄清函的核心定義出發(fā)，詳細(xì)講解撰寫要點(diǎn)、常見誤區(qū)，并提供實(shí)用模板思路，幫助大家高效完成澄清工作，提升投標(biāo)成功率。

一、什么是投標(biāo)澄清函？搞懂核心作用再動(dòng)筆

投標(biāo)澄清函，是指投標(biāo)人在收到招標(biāo)人（或評(píng)標(biāo)委員會(huì)）的澄清要求后，針對(duì)投標(biāo)文件中表述不清晰、存在歧義或需要補(bǔ)充說明的內(nèi)容，以書面形式提交的正式回復(fù)文件。

它的核心作用有3點(diǎn)：

1. 消除誤解：避免因投標(biāo)文件表述模糊導(dǎo)致評(píng)標(biāo)委員會(huì)誤判，確保投標(biāo)信息準(zhǔn)確傳遞；
2. 合規(guī)補(bǔ)充：在不改變投標(biāo)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容（如報(bào)價(jià)、技術(shù)方案核心）的前提下，補(bǔ)充必要說明；
3. 保障權(quán)益：通過規(guī)范澄清，維護(hù)投標(biāo)人合法權(quán)益，避免因信息不全被判定為無效投標(biāo)。

注意：投標(biāo)澄清函≠投標(biāo)修改函，前者僅“澄清說明”，后者會(huì)改變投標(biāo)核心內(nèi)容，二者適用場(chǎng)景完全不同。

二、投標(biāo)澄清函撰寫4大關(guān)鍵要點(diǎn)，缺一不可

撰寫投標(biāo)澄清函時(shí)，需嚴(yán)格遵循“準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、合規(guī)、及時(shí)”原則，以下4個(gè)要點(diǎn)直接影響澄清效果，務(wù)必重視：

1.開頭明確“身份信息”，避免混淆

開頭需清晰標(biāo)注3類關(guān)鍵信息，讓接收方快速定位：

• 澄清函編號(hào)（建議與招標(biāo)人澄清要求編號(hào)對(duì)應(yīng)，如“XX項(xiàng)目澄清函-No.2024001”）；
• 項(xiàng)目名稱及招標(biāo)編號(hào)（完整填寫，避免縮寫導(dǎo)致歧義）；
• 澄清事由（簡(jiǎn)要說明“針對(duì)XX年XX月XX日《XX項(xiàng)目澄清要求》的回復(fù)”）。

示例：

“投標(biāo)澄清函

編號(hào)：ABC-2024-澄清-003

項(xiàng)目名稱：XX市XX區(qū)智慧停車場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目

招標(biāo)編號(hào)：XYZ-2024-ZB058

致：XX市公共資源交易中心（或XX招標(biāo)代理有限公司）

現(xiàn)就貴方2024年X月X日發(fā)出的《XX項(xiàng)目澄清要求》（編號(hào)：XYZ-2024-REQ002），作如下澄清回復(fù)：”

2.正文聚焦“澄清內(nèi)容”，一一對(duì)應(yīng)

正文需針對(duì)招標(biāo)人的澄清要求“逐條回復(fù)”，每條澄清需包含2部分：

• 先引用“澄清要求原文”（如“針對(duì)貴方要求澄清的‘投標(biāo)文件P15頁“設(shè)備保修期”表述不明確’問題”）；
• 再給出“澄清說明”（需具體、無歧義，可補(bǔ)充數(shù)據(jù)、依據(jù)，如“我方投標(biāo)文件中‘設(shè)備保修期’指核心設(shè)備（如充電樁、監(jiān)控主機(jī)）免費(fèi)保修期為3年，配套設(shè)備（如指示燈、線纜）免費(fèi)保修期為1年，符合招標(biāo)文件第3條‘核心設(shè)備保修期不低于2年’的要求”）。

注意：正文嚴(yán)禁修改投標(biāo)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，如不得調(diào)整報(bào)價(jià)、變更技術(shù)方案核心參數(shù)，僅可對(duì)“模糊表述”進(jìn)行解釋。

3.格式規(guī)范“符合要求”，避免形式錯(cuò)誤

• 落款清晰：需加蓋投標(biāo)人公章（鮮章），注明法定代表人（或授權(quán)委托人）簽字、聯(lián)系方式、日期；
• 附件標(biāo)注：若需補(bǔ)充證明材料（如產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告節(jié)選），需在正文注明“附件：《XX設(shè)備檢測(cè)報(bào)告》（節(jié)選頁）”，并隨函提交；
• 篇幅控制：?jiǎn)螚l澄清建議不超過300字，整體篇幅以1-2頁為宜，避免冗長(zhǎng)。

4.時(shí)限嚴(yán)格“遵守要求”，逾期無效

招標(biāo)人會(huì)明確澄清回復(fù)的截止時(shí)間（如“收到澄清要求后24小時(shí)內(nèi)回復(fù)”），需確保：

• 以“招標(biāo)人要求的方式”提交（如密封郵寄、指定系統(tǒng)上傳）；
• 預(yù)留快遞/上傳時(shí)間，避免因延遲導(dǎo)致澄清無效。

三、投標(biāo)澄清函常見3大問題，新手必看

1.什么時(shí)候需要提交投標(biāo)澄清函？

僅在2種情況下提交：

①招標(biāo)人或評(píng)標(biāo)委員會(huì)主動(dòng)發(fā)出“澄清要求”時(shí)；

②投標(biāo)人發(fā)現(xiàn)投標(biāo)文件存在非實(shí)質(zhì)性模糊表述，且在投標(biāo)截止前主動(dòng)申請(qǐng)澄清（需經(jīng)招標(biāo)人同意）。

2.澄清函中可以修改投標(biāo)報(bào)價(jià)嗎？

不可以！報(bào)價(jià)屬于投標(biāo)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，若需修改報(bào)價(jià)，需提交“投標(biāo)修改函”（且需在投標(biāo)截止前），澄清函僅能對(duì)報(bào)價(jià)的“計(jì)算邏輯、標(biāo)注說明”等進(jìn)行解釋，不能改變最終報(bào)價(jià)金額。

3.澄清函提交后還能補(bǔ)充修改嗎？

若提交后發(fā)現(xiàn)澄清內(nèi)容有誤，需在“澄清截止時(shí)間前”向招標(biāo)人提交“澄清補(bǔ)充說明”，并注明原澄清函編號(hào)，逾期則無法修改。

四、投標(biāo)澄清函模板思路（可直接套用）

 

投標(biāo)澄清函 編號(hào)：【項(xiàng)目簡(jiǎn)稱】-澄清-【序號(hào)】 項(xiàng)目名稱：【完整項(xiàng)目名稱】 招標(biāo)編號(hào)：【完整招標(biāo)編號(hào)】 致：【招標(biāo)人/招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)全稱】 根據(jù)貴方于【年】月【日】發(fā)出的《【項(xiàng)目名稱】澄清要求》（編號(hào)：【澄清要求編號(hào)】），我方就相關(guān)問題作如下澄清回復(fù)： 一、針對(duì)貴方要求澄清的“【引用澄清要求原文，如：投標(biāo)文件P8頁“售后服務(wù)方案”中“響應(yīng)時(shí)間”未明確具體時(shí)長(zhǎng)】”問題 澄清說明：我方投標(biāo)文件中“售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間”指：在項(xiàng)目服務(wù)期內(nèi)，接到甲方故障通知后，市區(qū)范圍內(nèi)1小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，郊區(qū)范圍內(nèi)2小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，符合招標(biāo)文件第6.2條“售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間不超過2小時(shí)”的要求（相關(guān)承諾函詳見附件1）。 二、針對(duì)貴方要求澄清的“【第二條澄清要求原文】”問題 澄清說明：【第二條澄清內(nèi)容，需具體、合規(guī)】 （若有更多澄清問題，可按“一、二、三”逐條增加） 我方承諾：本次澄清內(nèi)容真實(shí)有效，未改變投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，與原投標(biāo)文件具有同等法律效力。 附件：1.《XX項(xiàng)目售后服務(wù)承諾函》（節(jié)選頁） 2.【其他需補(bǔ)充的證明材料】 投標(biāo)人（蓋章）：【投標(biāo)人全稱】 法定代表人（或授權(quán)委托人）簽字：【簽字】 聯(lián)系電話：【經(jīng)辦人手機(jī)號(hào)】 日期：【年】月【日】

五、投標(biāo)澄清函提交后，這些細(xì)節(jié)別忽略

1. 留存憑證：提交后需保留“提交記錄”（如快遞單號(hào)、系統(tǒng)上傳截圖），避免后續(xù)爭(zhēng)議；
2. 關(guān)注反饋：提交后1-2個(gè)工作日內(nèi)，可聯(lián)系招標(biāo)人確認(rèn)是否收到，確保澄清函順利送達(dá)；
3. 歸檔管理：將澄清函及相關(guān)回復(fù)文件整理歸檔，便于后續(xù)投標(biāo)復(fù)盤或質(zhì)疑處理。

總之，投標(biāo)澄清函的核心是“規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)”，只要掌握上述撰寫要點(diǎn)和誤區(qū)，就能有效發(fā)揮其作用，為投標(biāo)成功加分。如果在實(shí)際操作中遇到特殊場(chǎng)景，建議及時(shí)咨詢招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)招投標(biāo)顧問，避免因文件不合規(guī)影響投標(biāo)結(jié)果。