在投標(biāo)文件編制中，“投標(biāo)人響應(yīng)情況”是招標(biāo)方重點查看的模塊——它直接體現(xiàn)企業(yè)是否滿足招標(biāo)文件要求，若填寫不規(guī)范（如“只寫‘符合’不附證明”“響應(yīng)內(nèi)容與需求脫節(jié)”），很可能導(dǎo)致標(biāo)書失分。但很多投標(biāo)人不清楚“響應(yīng)情況填什么”“怎么填才能體現(xiàn)優(yōu)勢”，甚至直接照搬模板敷衍。本文就從“填寫前準(zhǔn)備”“核心模塊填寫方法”“模板參考”“避坑要點”四個維度，教你規(guī)范填寫投標(biāo)人響應(yīng)情況，讓投標(biāo)文件更有競爭力。
投標(biāo)人響應(yīng)情況怎么填才規(guī)范？
一、填寫前必做：先搞懂“3個核心問題”，避免盲目動筆
在填寫響應(yīng)情況前，先花10分鐘理清以下3個問題，能讓后續(xù)填寫更精準(zhǔn)——跳過這步，很容易出現(xiàn)“響應(yīng)內(nèi)容與招標(biāo)需求不匹配”的問題。
1.明確“響應(yīng)什么”：找到招標(biāo)文件中的“硬性要求”和“軟性需求”
響應(yīng)情況的核心是“對應(yīng)招標(biāo)文件要求”，需先把要求拆成兩類：
- 硬性要求（必須100%響應(yīng)，否則廢標(biāo)）：比如“投標(biāo)人需具備市政公用工程施工總承包三級及以上資質(zhì)”“項目負(fù)責(zé)人需有5年以上同類項目經(jīng)驗”“投標(biāo)保證金需在XX時間前到賬”——這類要求必須明確標(biāo)注“完全響應(yīng)”，且附上證明材料（如資質(zhì)證書復(fù)印件、項目負(fù)責(zé)人簡歷）。
- 軟性需求（可突出優(yōu)勢的響應(yīng)點）：比如“具備智能巡檢系統(tǒng)優(yōu)先”“能提供7×24小時售后響應(yīng)”“過往項目客戶滿意度≥95%”——這類要求不是必選項，但填寫時突出響應(yīng)內(nèi)容，能成為評標(biāo)加分項。
舉個例子：某物業(yè)服務(wù)招標(biāo)，招標(biāo)文件要求“保潔人員需持證上崗”（硬性要求）、“能提供定制化清潔方案”（軟性需求）——響應(yīng)時需先明確“完全響應(yīng)保潔人員持證上崗”并附證書，再補(bǔ)充“可根據(jù)小區(qū)戶型、業(yè)主需求制定清潔方案”，體現(xiàn)差異化優(yōu)勢。
2.確定“響應(yīng)形式”：按招標(biāo)文件要求選擇“表格”或“文字說明”
多數(shù)招標(biāo)文件會提供“投標(biāo)人響應(yīng)情況表”模板，常見形式有2種：
- 表格形式：列有“招標(biāo)要求”“投標(biāo)人響應(yīng)”“證明材料頁碼”三列，需逐行對應(yīng)填寫（最規(guī)范，推薦優(yōu)先使用）；
- 文字說明形式：無固定模板，要求“分點說明對招標(biāo)文件要求的響應(yīng)情況”——需按“硬性要求+軟性需求”分類闡述，結(jié)構(gòu)清晰。
若招標(biāo)文件未提供模板，建議自行制作表格（參考下文模板），比純文字更直觀，評標(biāo)專家更容易快速獲取信息。
3.準(zhǔn)備“證明材料”：響應(yīng)內(nèi)容必須“有依據(jù)，不空談”
填寫響應(yīng)情況時，每一句“響應(yīng)”都需對應(yīng)證明材料，避免“空頭承諾”：
- 響應(yīng)“具備某資質(zhì)”：需準(zhǔn)備資質(zhì)證書復(fù)印件（加蓋公章，標(biāo)注頁碼）；
- 響應(yīng)“有同類項目經(jīng)驗”：需準(zhǔn)備過往項目合同關(guān)鍵頁（體現(xiàn)項目名稱、服務(wù)內(nèi)容、合同期限）；
- 響應(yīng)“能滿足工期要求”：需準(zhǔn)備項目實施計劃（明確各階段時間節(jié)點）。
提醒：提前把證明材料按“響應(yīng)點”分類整理，填寫時直接標(biāo)注“詳見附件X第X頁”，方便評標(biāo)專家核對。
投標(biāo)人響應(yīng)情況怎么填才規(guī)范？
二、核心模塊填寫方法：分“硬性要求”“軟性需求”逐個突破
投標(biāo)人響應(yīng)情況主要圍繞“資質(zhì)要求”“技術(shù)要求”“服務(wù)要求”“商務(wù)要求”四大模塊，不同模塊填寫方法不同，需針對性處理。
1.資質(zhì)要求響應(yīng)：“完全對應(yīng)+證明清晰”，不打擦邊球
資質(zhì)是投標(biāo)的“入場券”，響應(yīng)時需做到“招標(biāo)文件要求什么，就提供什么”，不能模糊表述。
填寫公式：明確響應(yīng)結(jié)論+列出證明材料+標(biāo)注頁碼
示例：
| 招標(biāo)要求 | 投標(biāo)人響應(yīng) | 證明材料頁碼 |
| 1.投標(biāo)人需具備物業(yè)管理企業(yè)二級及以上資質(zhì)；2.項目負(fù)責(zé)人需有3年以上住宅小區(qū)物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗 | 1.我方完全響應(yīng)“具備物業(yè)管理企業(yè)二級資質(zhì)”（資質(zhì)證書編號：XXXX，有效期至2027年XX月）；2.我方完全響應(yīng)“項目負(fù)責(zé)人經(jīng)驗要求”——項目負(fù)責(zé)人張XX，2020-2024年擔(dān)任XX小區(qū)物業(yè)服務(wù)經(jīng)理（詳見簡歷） | 附件1（資質(zhì)證書）第2頁；附件2（項目負(fù)責(zé)人簡歷）第3頁 |
避坑點：不寫“基本符合”“具備類似資質(zhì)”——“類似”“基本”屬于模糊表述，可能被判定為“未滿足要求”，必須明確“完全響應(yīng)”或“不響應(yīng)”（若不滿足，建議直接放棄投標(biāo)）。
2.技術(shù)要求響應(yīng)：“逐項對應(yīng)+細(xì)節(jié)補(bǔ)充”，體現(xiàn)專業(yè)性
技術(shù)要求（如設(shè)備參數(shù)、施工工藝、系統(tǒng)功能）是評標(biāo)核心，響應(yīng)時不能只寫“符合”，需補(bǔ)充細(xì)節(jié)證明“真的能做到”。
填寫公式：響應(yīng)結(jié)論+技術(shù)細(xì)節(jié)+實施保障
示例：
| 招標(biāo)要求 | 投標(biāo)人響應(yīng) | 證明材料頁碼 |
| 1.智能安防系統(tǒng)需支持人臉識別開門，識別準(zhǔn)確率≥99%；2.系統(tǒng)需與小區(qū)現(xiàn)有門禁系統(tǒng)兼容 | 1.我方完全響應(yīng)“人臉識別要求”——采用XX品牌人臉識別模塊，實測識別準(zhǔn)確率達(dá)99.5%，支持逆光、戴口罩場景識別（詳見技術(shù)方案）；2.我方完全響應(yīng)“系統(tǒng)兼容要求”——已安排技術(shù)人員與小區(qū)現(xiàn)有門禁系統(tǒng)廠商對接，出具兼容測試報告（詳見測試文件） | 附件3（技術(shù)方案）第5頁；附件4（兼容測試報告）第2頁 |
加分點：若技術(shù)能力超過招標(biāo)要求（如招標(biāo)要求準(zhǔn)確率≥99%，企業(yè)能做到99.5%），需明確標(biāo)注，體現(xiàn)技術(shù)優(yōu)勢。
3.服務(wù)要求響應(yīng)：“具體承諾+落地措施”，避免空泛
服務(wù)要求（如售后響應(yīng)時間、保潔頻次、維修效率）最容易寫得“假大空”，響應(yīng)時需把“承諾”轉(zhuǎn)化為“可落地的措施”。
填寫公式：響應(yīng)結(jié)論+具體服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)+保障機(jī)制
示例：
| 招標(biāo)要求 | 投標(biāo)人響應(yīng) | 證明材料頁碼 |
| 1.售后維修需在接到報修后2小時內(nèi)響應(yīng)，24小時內(nèi)解決；2.每月需提供1次物業(yè)服務(wù)滿意度調(diào)查 | 1.我方完全響應(yīng)“售后維修要求”——設(shè)立24小時報修熱線（電話：XXXX），配備5名專職維修人員（家住項目周邊3公里內(nèi)，確保2小時內(nèi)到場），建立維修臺賬（維修完成后需業(yè)主簽字確認(rèn)）；2.我方完全響應(yīng)“滿意度調(diào)查要求”——每月25日通過線上問卷+線下走訪形式調(diào)查，調(diào)查結(jié)果3個工作日內(nèi)反饋業(yè)主，問題整改率100%（詳見服務(wù)流程） | 附件5（維修人員名單及住址）第1頁；附件6（服務(wù)流程）第4頁 |
避坑點：不寫“我們將盡力滿足售后要求”“會定期開展?jié)M意度調(diào)查”——“盡力”“定期”無具體標(biāo)準(zhǔn)，評標(biāo)專家無法判斷是否能落地，必須明確時間、人數(shù)、流程。
4.商務(wù)要求響應(yīng)：“準(zhǔn)確無誤+無遺漏”，避免計算錯誤
商務(wù)要求（如投標(biāo)報價、付款方式、項目期限）直接關(guān)系成本和履約，響應(yīng)時需精準(zhǔn)對應(yīng)，尤其注意“報價與需求匹配”。
填寫公式：響應(yīng)結(jié)論+具體數(shù)據(jù)+無歧義表述
示例：
| 招標(biāo)要求 | 投標(biāo)人響應(yīng) | 證明材料頁碼 |
| 1.投標(biāo)報價包含設(shè)備采購、安裝、調(diào)試所有費用，總價不超過500萬元；2.項目工期不超過180天；3.付款方式：合同簽訂后付30%，驗收合格后付60%，質(zhì)保期滿付10% | 1.我方完全響應(yīng)“報價要求”——投標(biāo)總價485萬元（含設(shè)備采購320萬、安裝80萬、調(diào)試85萬，無額外費用），詳見報價明細(xì)表；2.我方完全響應(yīng)“工期要求”——項目總工期160天（比招標(biāo)要求縮短20天），詳見施工進(jìn)度計劃；3.我方完全響應(yīng)“付款方式要求”——同意按“30%+60%+10%”比例付款，無異議 | 附件7（報價明細(xì)表）第1頁；附件8（施工進(jìn)度計劃）第3頁 |
避坑點：報價明細(xì)表需與響應(yīng)內(nèi)容一致（如響應(yīng)“無額外費用”，明細(xì)表中不能出現(xiàn)“暫列金”“未列明費用”）；工期需留合理緩沖，避免承諾過短導(dǎo)致無法履約。
三、投標(biāo)人響應(yīng)情況表通用模板（可直接修改使用）
以下模板適用于多數(shù)投標(biāo)項目，填寫時需按招標(biāo)文件要求調(diào)整“招標(biāo)要求”列內(nèi)容，補(bǔ)充對應(yīng)響應(yīng)和證明材料：
| 序號 | 招標(biāo)要求類別 | 招標(biāo)具體要求 | 投標(biāo)人響應(yīng)情況 | 對應(yīng)證明材料（附件+頁碼） |
| 1 | 資質(zhì)要求 | 1.投標(biāo)人需具備XX行業(yè)乙級及以上資質(zhì)；2.近3年需完成至少2個同類項目 | 1.我方完全響應(yīng)“資質(zhì)要求”，具備XX行業(yè)乙級資質(zhì)（證書編號：XXXX，有效期至XXXX年XX月）；2.我方完全響應(yīng)“項目經(jīng)驗要求”，近3年完成XX項目、XX項目（均為同類項目） | 附件1（資質(zhì)證書）第X頁；附件2（項目合同關(guān)鍵頁）第X頁、第X頁 |
| 2 | 技術(shù)要求 | 1.設(shè)備運行噪音≤55分貝；2.支持遠(yuǎn)程監(jiān)控和數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能 | 1.我方完全響應(yīng)“噪音要求”，所投設(shè)備實測噪音52分貝（詳見檢測報告）；2.我方完全響應(yīng)“功能要求”，設(shè)備支持手機(jī)APP遠(yuǎn)程監(jiān)控，數(shù)據(jù)可導(dǎo)出為Excel格式（詳見功能說明書） | 附件3（檢測報告）第X頁；附件4（功能說明書）第X頁 |
| 3 | 服務(wù)要求 | 1.質(zhì)保期不少于2年；2.每年提供2次免費維護(hù) | 1.我方完全響應(yīng)“質(zhì)保期要求”，質(zhì)保期為3年（比招標(biāo)要求多1年）；2.我方完全響應(yīng)“維護(hù)要求”，每年3月、9月各提供1次免費維護(hù)，維護(hù)內(nèi)容含設(shè)備檢修、軟件升級 | 附件5（質(zhì)保承諾函）第X頁；附件6（維護(hù)計劃）第X頁 |
| 4 | 商務(wù)要求 | 1.投標(biāo)總價不超過XX萬元；2.項目交付時間不晚于XXXX年XX月XX日 | 1.我方完全響應(yīng)“報價要求”，投標(biāo)總價XX萬元（低于招標(biāo)上限XX萬元）；2.我方完全響應(yīng)“交付時間要求”，承諾XXXX年XX月XX日前完成交付 | 附件7（報價表）第X頁；附件8（交付進(jìn)度表）第X頁 |
| ... | ... | ... | ... | ... |
四、避坑指南：這5個錯誤，80%的投標(biāo)人都會犯
- “一刀切”響應(yīng)：所有要求都只寫“完全響應(yīng)”，不附證明材料——評標(biāo)專家無法驗證，直接判定為“響應(yīng)無效”；
- 響應(yīng)內(nèi)容與證明材料脫節(jié)：響應(yīng)“有5年項目經(jīng)驗”，但證明材料是3年的合同——前后矛盾，被認(rèn)定為“虛假響應(yīng)”；
- 遺漏招標(biāo)要求：招標(biāo)文件有10條要求，響應(yīng)表只填了8條——未響應(yīng)的2條被視為“不滿足”，直接失分；
- 模糊表述：寫“大概能滿足工期要求”“基本符合資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)”——“大概”“基本”無明確依據(jù)，評標(biāo)時會被扣分；
- 證明材料未蓋章：響應(yīng)時附了資質(zhì)證書復(fù)印件，但未加蓋企業(yè)公章——證明材料無效，響應(yīng)內(nèi)容不被認(rèn)可。
五、常見問題解答（幫你快速解惑）
1.問：部分招標(biāo)要求企業(yè)不滿足，能寫“部分響應(yīng)”嗎？
答：不建議！若要求是“硬性門檻”（如資質(zhì)、工期），不滿足就無法通過初審，寫“部分響應(yīng)”也沒用，建議直接放棄投標(biāo)；若要求是“軟性加分項”（如額外服務(wù)），可寫“暫不提供，但可協(xié)商”，但需說明原因（如“暫不提供額外維護(hù)，若中標(biāo)可根據(jù)甲方需求調(diào)整”）。
2.問：響應(yīng)表需要蓋章嗎？
答：需要！響應(yīng)表作為投標(biāo)文件的一部分，需在表尾加蓋企業(yè)公章和法定代表人（或委托代理人）簽字，部分項目還要求“每一頁都蓋騎縫章”——確保響應(yīng)內(nèi)容的真實性和法律效力。
3.問：招標(biāo)文件沒有提供響應(yīng)表模板，自己做的表格需要包含哪些要素？
答：至少包含“序號、招標(biāo)要求類別、招標(biāo)具體要求、投標(biāo)人響應(yīng)情況、證明材料”5列——結(jié)構(gòu)清晰，方便評標(biāo)專家對照查看，避免因格式混亂導(dǎo)致信息遺漏。
寫在最后：響應(yīng)情況，是投標(biāo)的“加分名片”
對投標(biāo)人來說，響應(yīng)情況表不是“走過場”的表格，而是向招標(biāo)方證明“我們能滿足需求、甚至超出預(yù)期”的核心載體。關(guān)鍵在于“逐句對應(yīng)招標(biāo)要求、每項響應(yīng)都有依據(jù)、內(nèi)容真實無歧義”——做好這三點，就能讓響應(yīng)情況表成為投標(biāo)文件的“加分項”，而不是“減分項”。
如果遇到“招標(biāo)要求模糊，不知道怎么響應(yīng)”“證明材料不足，如何合理表述”等具體問題，也可以留言說明項目類型（如工程招標(biāo)、服務(wù)采購）和具體困惑，獲取針對性建議。
